Hvem gælder det for?
Kravet gælder alle arbejdsgivere med ansatte. Der er ingen undtagelse for små virksomheder — har du tre eller tredive medarbejdere, skal systemet være der. Underentreprenører i byggeriet, rengøringsfirmaer og anlægsgartnere er ikke undtaget.
Den vigtigste undtagelse er medarbejdere, der selv tilrettelægger deres arbejdstid, fordi den ikke måles eller fastsættes på forhånd — såkaldte selvtilrettelæggere, typisk ledere med selvstændige beføjelser. Der findes desuden særlige regler på nogle områder, blandt andet dele af transportområdet. Er du i tvivl om, hvem der er omfattet, så tjek reglerne eller spørg din brancheorganisation.
48 timer og 11 timers hvile
Registreringen hænger sammen med to grænser, du skal kunne dokumentere. Arbejdstidsloven sætter et loft: den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid må ikke overstige 48 timer målt over 4 måneder, overarbejde talt med. Dertil kommer hviletidsreglerne i arbejdsmiljøloven: mindst 11 timers sammenhængende hvile i døgnet og et ugentligt fridøgn. Kollektive overenskomster kan ændre på detaljerne, blandt andet med kompenserende hvile. Et system, der registrerer ind- og udtjek pr. dag, gør grænserne til noget, du kan vise — ikke noget, du skal regne dig frem til bagefter.
Hvad Arbejdstilsynet kan bede om
Arbejdstilsynet kan bede om tidsregistreringerne ved et besøg eller efter en henvendelse. De ser efter tre ting: findes der et system? Kan du fremvise registreringerne for en bestemt medarbejder på en bestemt dato? Og virker registreringerne troværdige — altså ikke tydeligt udfyldt bagud? Godtgørelser og bøder kan lægge sig oven i hinanden på tværs af medarbejdere og perioder. Det, tilsynet leder efter, er arbejdsgivere, der slet ikke har et system.
»Tal, du husker« er ikke et objektivt system
Loven kræver, at systemet er objektivt, pålideligt og tilgængeligt. Loven foreskriver ikke én bestemt metode, men tre ting, mange stadig bruger, er svære at forene med kravene:
- Hukommelse. »Jeg ved godt, hvor mange timer de har haft« er ikke en registrering.
- Timesedler udfyldt om fredagen. Selvrapporteret og bagudrettet gør det svært at dokumentere, at tiden er objektiv og pålidelig.
- Regneark, der frit kan rettes. Kan en registrering ændres bagefter uden spor, er det svært at vise, at den er pålidelig.
Det, der er nemmest at stå på mål for: digitale registreringer, hvor tidspunktet dannes, mens arbejdet sker — ikke skrives ind fra hukommelsen bagefter. Elektronisk adgangskontrol og stempelure kan også bruges, når de er sat rigtigt op.
Sådan understøtter GeoTid kravene
GeoTid giver dig et system, der understøtter alle tre krav. Ansvaret for at overholde loven er stadig arbejdsgiverens — men systemet er på plads:
- Objektivt. Check-ind registreres på stedet: appen sætter tidspunktet i det øjeblik, medarbejderen tjekker ind, og holder det op mod pladsens geofence — ikke tastet ind bagefter. Tjekker medarbejderen ud uden for pladsen, kan afgangstidspunktet være selvangivet, og det markeres tydeligt.
- Pålideligt. Registreringer er append-only: den oprindelige registrering ændres eller slettes aldrig. Skal noget rettes, tilføjes en ny, synlig linje — den oprindelige står urørt og kan stadig ses.
- Tilgængeligt. Eksportér en hvilken som helst medarbejders registreringer for en periode som CSV, Excel eller PDF — klar samme dag, tilsynet spørger.
- 7 års opbevaring. GeoTid gemmer registreringer i 7 år — mere end lovens 5 år, og samtidig i tråd med bogføringsloven.
Placering registreres kun ved check-ind og check-ud. En valgfri påmindelse kan minde medarbejderen om at tjekke ind ved ankomst til pladsen — den registrerer eller deler ingenting og tjekker aldrig ind automatisk. Hver medarbejder kan se sine egne registreringer i appen.
Det er GeoTids Tidsregistrering (GPS) og Eksporter — samlet med Vagtplan og Fakturering ét sted. Se alle funktioner.
Kort tjekliste
- Registrér den daglige arbejdstid for hver medarbejder
- Brug et system, hvor tiden registreres, når arbejdet sker — ikke tastes ind bagefter
- Sørg for, at medarbejderen kan se sine egne timer
- Opbevar registreringerne i 5 år efter udløbet af den periode, de dækker
- Hold øje med 48-timers-loftet og de 11 timers hvile